POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Última actualización: 07.09.2026

1. Responsable del tratamiento

KOLBYS
Titular / Razón social: Kristina Kolb
RUT: 29.097.959-5
Domicilio: Santiago, Chile
Correo electrónico: clientes@kolbys.cl
Sitio web: kolbys.cl

KOLBYS es responsable del tratamiento de los datos personales que recibe y trata directamente para sus propias finalidades comerciales, administrativas y de prestación de servicios, de acuerdo con la legislación chilena aplicable.

En determinados proyectos, especialmente cuando KOLBYS analiza información o evidencia proporcionada por un cliente, KOLBYS podrá actuar por cuenta de dicho cliente y conforme a sus instrucciones, según la naturaleza del tratamiento y las condiciones acordadas para el proyecto.

Cuando corresponda, las responsabilidades relativas al tratamiento de datos personales podrán establecerse adicionalmente mediante contrato, acuerdo de confidencialidad, acuerdo de tratamiento de datos u otro instrumento aplicable.

2. Principios aplicables al tratamiento

KOLBYS procura tratar los datos personales de manera lícita, leal y transparente, limitando su tratamiento a finalidades determinadas y a la información razonablemente necesaria para dichas finalidades.

De acuerdo con la normativa aplicable, KOLBYS considera especialmente los principios de finalidad, proporcionalidad, calidad de los datos, responsabilidad, seguridad, transparencia y confidencialidad.

3. ¿Qué información podemos tratar?

Dependiendo de la forma en que usted se comunique con nosotros, de la relación comercial o del servicio contratado, podremos recibir o tratar información como:

• Nombre y apellido.

• Empresa u organización.

• Cargo o función.

• Dirección de correo electrónico.

• Número de teléfono o WhatsApp.

• Información relacionada con una empresa, establecimiento, operación, servicio o proyecto.

• Información necesaria para preparar una propuesta o coordinar un proyecto.

• Evaluaciones, auditorías, informes y formularios.

• Feedback, comentarios, reclamos, encuestas y resultados relacionados con la experiencia del cliente.

• Comunicaciones relacionadas con un servicio, incluyendo correos electrónicos, chats o registros de interacciones cuando formen parte legítimamente del proyecto.

• Fotografías, videos, capturas de pantalla u otra documentación visual.

• Información relacionada con Customer Journeys, puntos de contacto, estándares de servicio, procedimientos o criterios de evaluación.

• Cualquier otra información proporcionada voluntariamente o legítimamente en el contexto de una consulta, relación comercial o servicio contratado.

KOLBYS procura limitar el tratamiento a los datos adecuados, pertinentes y necesarios para la finalidad correspondiente.

4. ¿Cómo obtenemos la información?

La información puede proceder de:

• Comunicaciones directas por correo electrónico.

• WhatsApp u otros canales habilitados por KOLBYS.

• Reuniones y comunicaciones comerciales.

• Solicitudes de propuestas.

• Comunicaciones relacionadas con proyectos o servicios contratados.

• Clientes que proporcionan información, documentación o evidencia para una evaluación.

• Colaboradores o proveedores autorizados por un cliente.

• Información generada legítimamente durante evaluaciones o interacciones comprendidas en el alcance de un proyecto.

• Fuentes de acceso público cuando su utilización resulte lícita y pertinente.

Actualmente, el sitio web de KOLBYS no utiliza un formulario de contacto propio.

5. Finalidades del tratamiento

Según corresponda, la información podrá ser tratada para:

• Responder consultas.

• Mantener contacto con potenciales clientes y clientes.

• Comprender necesidades, objetivos y alcance de posibles proyectos.

• Preparar propuestas comerciales.

• Coordinar reuniones, proyectos y servicios.

• Ejecutar servicios contratados.

• Realizar evaluaciones y análisis dentro del alcance acordado.

• Preparar informes, hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

• Mantener comunicaciones relacionadas con proyectos.

• Gestionar aspectos comerciales, contractuales, administrativos y contables.

• Mantener y mejorar nuestros servicios, procesos y metodologías.

• Proteger nuestros derechos e intereses legítimos cuando corresponda.

• Cumplir obligaciones legales o requerimientos válidos de autoridades competentes.

Los datos no serán utilizados deliberadamente para finalidades incompatibles con aquellas para las cuales fueron obtenidos, salvo que exista una base jurídica que permita dicho tratamiento.

6. Bases para el tratamiento

Dependiendo de la naturaleza de la relación y de la normativa aplicable, el tratamiento de datos personales podrá basarse, entre otros fundamentos legalmente reconocidos, en:

• El consentimiento del titular cuando éste sea requerido.

• La adopción de medidas precontractuales solicitadas por el interesado.

• La celebración o ejecución de un contrato.

• El cumplimiento de obligaciones legales.

• La satisfacción de intereses legítimos de KOLBYS o de terceros, cuando la legislación lo permita y no prevalezcan los derechos y libertades del titular.

• Otros fundamentos expresamente reconocidos por la legislación aplicable.

Cuando un tratamiento se base en el consentimiento y la legislación aplicable reconozca el derecho a retirarlo, el titular podrá retirar dicho consentimiento sin afectar la licitud del tratamiento realizado previamente.

7. Confidencialidad y discreción

La confidencialidad y la discreción son principios fundamentales de KOLBYS.

La información proporcionada por potenciales clientes, clientes, colaboradores o terceros será tratada de acuerdo con su naturaleza, la legislación aplicable y las condiciones correspondientes a cada relación o proyecto.

Las evaluaciones de servicio y experiencia del cliente, Mystery Client, Customer Journey, Scenario Testing, Remote Service Evaluation y otros proyectos pueden involucrar información comercial, operacional, estratégica o interna, así como información relacionada con clientes, trabajadores u otros terceros.

KOLBYS procura limitar el acceso a dicha información a las personas que necesiten conocerla para desarrollar el proyecto o cumplir una finalidad legítima relacionada con éste.

Las obligaciones de confidencialidad aplicables continuarán siendo respetadas después de finalizada la relación o proyecto cuando así corresponda.

Cuando la naturaleza o alcance del proyecto lo requiera, podrán establecerse obligaciones adicionales de confidencialidad entre las partes.

8. Evaluaciones y Remote Service Evaluation

Dependiendo del proyecto, KOLBYS puede realizar o analizar evaluaciones mediante métodos y fuentes como:

• Mystery Client.

• Observación.

• Interacciones con puntos de contacto.

• Customer Journey.

• Scenario Testing.

• Evaluaciones de servicio y experiencia.

• Revisión de auditorías o evaluaciones existentes.

• Informes y formularios de evaluación.

• Resultados de Mystery Shopping.

• Feedback, encuestas, comentarios y reclamos de clientes.

• Comunicaciones por correo electrónico o chat.

• Registros o grabaciones de llamadas cuando su tratamiento sea lícito y formen parte del alcance acordado.

• Fotografías, videos y capturas de pantalla.

• Documentación relacionada con estándares, procesos y servicios.

• Otras evidencias legítimamente disponibles para el proyecto.

En proyectos de Remote Service Evaluation, KOLBYS puede recibir información recopilada previamente por el cliente, sus colaboradores o proveedores autorizados.

KOLBYS analizará dicha información exclusivamente dentro del alcance acordado y de acuerdo con las instrucciones aplicables al proyecto.

Los resultados podrán incorporarse a análisis, informes, conclusiones y recomendaciones preparados para el cliente.

Cuando corresponda, KOLBYS procurará evitar la inclusión o exposición innecesaria de datos personales en los resultados y podrá aplicar medidas de minimización, anonimización o seudonimización cuando sean apropiadas.

9. Información de terceros y responsabilidad del cliente

Los proyectos pueden incluir información relacionada con trabajadores, clientes, proveedores u otros terceros.

Cuando un cliente proporcione a KOLBYS datos personales o evidencia que contenga datos personales, el cliente deberá contar, cuando corresponda, con las autorizaciones, fundamentos legales, facultades o condiciones necesarias para recopilar, utilizar y compartir dicha información para las finalidades del proyecto.

Esto resulta especialmente relevante respecto de grabaciones de llamadas, comunicaciones privadas, imágenes, videos, información de trabajadores, feedback identificable y otras evidencias que puedan contener datos personales.

KOLBYS podrá solicitar que determinada información sea anonimizada, seudonimizada, minimizada o excluida cuando no resulte necesaria para la evaluación.

La asignación específica de responsabilidades entre KOLBYS y el cliente podrá establecerse contractualmente según la naturaleza del proyecto y la legislación aplicable.

10. Datos personales sensibles y datos no necesarios

KOLBYS no busca recopilar deliberadamente datos personales sensibles que no sean necesarios para la prestación de sus servicios.

Los clientes no deberán proporcionar datos sensibles, información médica, datos biométricos, información relativa a menores de edad u otras categorías especialmente protegidas salvo que exista una necesidad legítima relacionada con el proyecto y se cumplan los requisitos legales aplicables.

Si KOLBYS recibe información de esta naturaleza que no resulte necesaria para el proyecto, podrá solicitar su eliminación, sustitución, anonimización o minimización.

11. Proveedores y comunicación de información a terceros

KOLBYS no vende ni comercializa datos personales.

La información podrá ser comunicada o puesta a disposición de terceros cuando resulte legítimo y razonablemente necesario para:

• Ejecutar un servicio contratado.

• Utilizar proveedores tecnológicos, de alojamiento, comunicación, almacenamiento o administración necesarios para nuestra operación.

• Coordinar actividades autorizadas dentro de un proyecto.

• Cumplir obligaciones legales.

• Responder a requerimientos válidos de autoridades competentes.

• Formular, ejercer o defender derechos cuando corresponda.

Cuando terceros traten datos personales por cuenta de KOLBYS, se procurará que el tratamiento se limite a las finalidades correspondientes y esté sujeto a condiciones apropiadas de confidencialidad, seguridad y protección de datos.

12. Proyectos internacionales y transferencias internacionales de datos

KOLBYS está establecido en Chile y puede prestar determinados servicios a clientes o analizar experiencias relacionadas con otros mercados.

Un proyecto internacional no implica necesariamente presencia física u operativa permanente de KOLBYS en el país correspondiente.

Cuando un proyecto implique una transferencia internacional de datos personales, KOLBYS procurará que ésta se realice de acuerdo con la legislación aplicable.

Cuando resulte exigible, las transferencias internacionales podrán apoyarse en mecanismos legalmente reconocidos, tales como:

• Transferencias hacia países u organizaciones que proporcionen un nivel adecuado de protección.

• Cláusulas contractuales u otros instrumentos que establezcan garantías adecuadas.

• Mecanismos de certificación u otros instrumentos reconocidos por la legislación.

• Consentimiento expreso para una transferencia específica cuando legalmente resulte procedente.

• Necesidad de la transferencia para celebrar o ejecutar determinados contratos u otros supuestos permitidos por la legislación.

Cuando KOLBYS actúe por cuenta de un cliente, las condiciones relativas a transferencias internacionales podrán establecerse en el contrato o acuerdo de tratamiento correspondiente.

Cuando la legislación aplicable lo requiera, KOLBYS proporcionará información sobre la existencia de transferencias internacionales y las garantías o fundamentos aplicables.

13. Seguridad de la información

KOLBYS adopta y procura mantener medidas técnicas y organizacionales razonables y apropiadas a la naturaleza de la información y a los riesgos asociados al tratamiento.

Estas medidas pueden incluir, según corresponda:

• Limitación del acceso a información según necesidad.

• Medidas de confidencialidad.

• Utilización de servicios y proveedores tecnológicos apropiados.

• Gestión razonable del almacenamiento y acceso a documentación.

• Minimización de datos cuando resulte apropiada.

• Eliminación, anonimización o restricción de información cuando deje de ser necesaria.

• Medidas destinadas a prevenir accesos, alteraciones, pérdidas, divulgaciones o tratamientos no autorizados.

Ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico puede garantizar seguridad absoluta.

Cuando se produzca un incidente de seguridad que afecte datos personales, KOLBYS adoptará las medidas razonables correspondientes y realizará las comunicaciones o notificaciones que resulten exigibles conforme a la legislación aplicable.

14. Conservación de los datos

KOLBYS conservará los datos personales únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para las finalidades para las cuales fueron tratados y de acuerdo con la legislación aplicable.

Los períodos concretos pueden variar según la naturaleza de la información, el proyecto y las obligaciones aplicables.

La información podrá conservarse durante el tiempo necesario para:

• Atender consultas o negociaciones.

• Ejecutar y documentar un servicio contratado.

• Mantener una relación comercial o profesional.

• Gestionar obligaciones contractuales, administrativas, contables o tributarias.

• Cumplir obligaciones legales.

• Formular, ejercer o defender derechos.

Cuando los datos dejen de ser necesarios y no exista fundamento para continuar conservándolos, KOLBYS procurará eliminarlos o anonimizarlos de acuerdo con la naturaleza de la información y la normativa aplicable.

15. Derechos de los titulares

Las personas cuyos datos personales sean tratados por KOLBYS podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación aplicable.

Según corresponda y conforme a los requisitos legales aplicables, estos derechos pueden incluir:

• Acceso: conocer si KOLBYS trata datos personales que le conciernen y acceder a la información correspondiente.

• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, desactualizados o incompletos.

• Supresión: solicitar la eliminación de datos cuando corresponda legalmente.

• Oposición: oponerse a determinados tratamientos en los casos previstos por la ley.

• Portabilidad: solicitar los datos en un formato que permita su transferencia cuando se cumplan los requisitos legales.

• Bloqueo: solicitar el bloqueo temporal de determinados tratamientos cuando este derecho resulte aplicable.

Para ejercer un derecho o realizar una consulta relacionada con sus datos personales, puede escribir a:

clientes@kolbys.cl

KOLBYS podrá solicitar la información razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante y tramitar correctamente la solicitud.

Los derechos se atenderán dentro de los plazos y conforme a los procedimientos establecidos por la legislación aplicable.

Cuando resulte aplicable el régimen establecido por la Ley N.º 21.719, el titular podrá recurrir ante la autoridad chilena competente en materia de protección de datos personales en los casos y condiciones establecidos por la ley.

16. Comunicaciones comerciales

KOLBYS podrá enviar comunicaciones comerciales o relacionadas con sus servicios cuando exista una base legítima para ello y de acuerdo con la legislación aplicable.

Las personas podrán solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales utilizando el medio indicado en la comunicación o escribiendo a:

clientes@kolbys.cl

La solicitud de dejar de recibir comunicaciones comerciales no afectará las comunicaciones necesarias para ejecutar un contrato, responder una consulta o gestionar una relación existente.

17. Sitio web, Framer Analytics y cookies

El sitio web de KOLBYS está creado y alojado mediante la plataforma Framer.

Framer puede proporcionar funciones técnicas necesarias para alojar y operar el sitio web.

KOLBYS puede utilizar las funciones de analítica integradas de Framer. De acuerdo con la información publicada por Framer, su sistema de analítica integrado utiliza un enfoque orientado a la privacidad, no utiliza cookies ni identificadores persistentes para identificar individualmente a los visitantes y presenta información agregada sobre el uso del sitio.

KOLBYS no utiliza actualmente, por decisión propia, herramientas de publicidad personalizada ni scripts de seguimiento de marketing de terceros en este sitio, salvo que esta Política indique expresamente lo contrario.

Si KOLBYS incorpora en el futuro herramientas o contenidos de terceros que utilicen cookies, píxeles, identificadores persistentes u otras tecnologías no esenciales —por ejemplo, servicios externos de analítica, publicidad, marketing o contenido integrado— esta Política será actualizada y, cuando corresponda, se implementarán mecanismos de información y consentimiento conforme a la legislación aplicable.

La utilización de enlaces externos, incluido un enlace hacia LinkedIn, no significa por sí sola que KOLBYS instale tecnologías de seguimiento de dicha plataforma en el dispositivo del visitante. Al acceder al sitio externo, se aplicarán las prácticas y políticas del proveedor correspondiente.

18. Sitios web y servicios de terceros

El sitio web puede contener enlaces hacia servicios o sitios web externos, incluyendo LinkedIn y otras plataformas de terceros.

Al acceder a dichos servicios, pueden aplicarse las políticas de privacidad, cookies y condiciones del proveedor correspondiente.

KOLBYS no controla las prácticas de privacidad, seguridad o contenido de sitios o servicios externos y recomienda revisar sus respectivas políticas.

19. Cambios en nuestros servicios o herramientas tecnológicas

Si KOLBYS incorpora nuevos formularios, sistemas de reservas, plataformas de comunicación, herramientas de analítica, servicios de almacenamiento, integraciones, píxeles publicitarios u otras tecnologías que modifiquen de manera relevante el tratamiento de datos personales, esta Política podrá ser actualizada para reflejar dichos cambios.

Cuando la legislación aplicable requiera consentimiento u otra medida adicional antes de realizar un nuevo tratamiento, KOLBYS adoptará las medidas correspondientes.

20. Actualizaciones de esta Política de Privacidad

KOLBYS podrá actualizar esta Política de Privacidad cuando resulte necesario debido a cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operacionales o relacionados con nuestros servicios.

La versión vigente estará disponible en este sitio web e indicará su fecha de última actualización.

Los cambios relevantes serán comunicados o sometidos a consentimiento cuando ello resulte exigible conforme a la legislación aplicable.

21. Contacto

Para preguntas sobre esta Política de Privacidad, el tratamiento de datos personales o el ejercicio de derechos:

KOLBYS
Titular / Razón social: Kristina Kolb
Domicilio: Santiago, Chile
Correo electrónico: clientes@kolbys.cl
Sitio web: kolbys.cl